♻️ ¿Qué es FactuTracks Recicladora?
FactuTracks Recicladora es un sistema de gestión en la nube (SaaS) diseñado específicamente para centros de acopio y recicladoras. Permite controlar el flujo completo de materiales: desde la compra a proveedores hasta la salida de mercadería, pasando por el manejo de anticipos, inventario y reportes de productividad.
🚀 Primeros pasos
Registrar tu recicladora
- Visita factutracks.com y haz clic en "Empezar gratis".
- Completa el formulario: nombre de la empresa, correo electrónico y contraseña del administrador.
- Haz clic en "Crear cuenta". Accederás automáticamente al Dashboard con el plan Trial activo.
- Ve a Configuración para ingresar los datos de tu empresa: RUC, teléfono, dirección y logo.
- En Catálogo define tus familias de productos (ej: Metales, Plásticos, Papel), tipos y unidades de medida.
- Registra tus primeros Proveedores y ya puedes empezar a registrar compras.
Iniciar sesión
Ve a /recicladora/login, ingresa tu correo y contraseña. La sesión dura 8 horas; el sistema la renueva automáticamente mientras estés activo. Si cierras el navegador, deberás iniciar sesión nuevamente.
📊 Dashboard
La pantalla principal te da una visión completa del estado de tu recicladora en tiempo real.
Resumen de hoy
- Compras del día: número y monto total de adquisiciones registradas hoy.
- Salidas del día: número y monto total de ventas registradas hoy.
- Anticipos del día: total de anticipos entregados hoy.
- Últimas 5 compras: actividad reciente para revisión rápida.
Estadísticas generales
- Total de proveedores activos y su saldo de anticipos pendiente.
- Valor total del inventario actual.
- Movimientos del mes: compras vs salidas.
Predicciones e inteligencia
- Mejores proveedores: ranking de proveedores por volumen de material entregado.
- Productos a comprar: materiales con stock bajo basados en el historial.
- Alertas de anticipos: proveedores con anticipos elevados respecto a su promedio de entrega.
- Tendencia de precios: evolución de precios de los últimos meses por material.
- Evolución mensual: gráfico de compras vs salidas de los últimos meses.
🚛 Proveedores
El módulo de Proveedores es el directorio de todas las personas o empresas que te entregan material. Aquí controlas su información, saldo de anticipos e historial de compras.
Datos del proveedor
| Campo | Descripción | Requerido |
|---|---|---|
| Nombres y apellidos | Nombre completo del proveedor | Sí |
| Cédula / RUC | Documento de identidad o RUC | No |
| Tipo de documento | Cédula, RUC o Pasaporte | No |
| Teléfono | Número de contacto principal | No |
| Correo electrónico | Para envío de comprobantes | No |
| Dirección | Dirección del proveedor | No |
| Notas | Observaciones internas sobre el proveedor | No |
Ficha del proveedor
Al abrir un proveedor accedes a su ficha completa con:
- Saldo de anticipos: total de anticipos pendientes que el proveedor tiene a favor.
- Historial de compras: todas las adquisiciones con fecha, material, peso y monto.
- Historial de anticipos: anticipos entregados con estado y saldo restante.
- Resumen estadístico: promedio de compra mensual y materiales más entregados.
Ordenar y filtrar
La lista de proveedores puede ordenarse por nombre, saldo de anticipos o fecha de registro. También puedes filtrar por estado activo/inactivo y buscar por nombre, cédula o teléfono.
🛒 Compras
El módulo de Compras registra cada adquisición de material a proveedores. Una compra puede descontar anticipos pendientes automáticamente.
Registrar una compra
- Haz clic en "+ Nueva compra".
- Selecciona el proveedor. Si tiene anticipos pendientes, el sistema los mostrará automáticamente.
- Selecciona la fecha de la compra.
- Agrega los materiales: selecciona el producto, ingresa cantidad y precio por unidad.
- Si el proveedor tiene anticipos, el sistema calculará cuánto aplicar al total. Confirma el monto a descontar.
- Guarda. El sistema actualiza el inventario y el saldo del proveedor automáticamente.
Datos de una compra
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Número de compra | Generado automáticamente en secuencia por empresa |
| Proveedor | Quién entrega el material |
| Fecha | Fecha de la adquisición |
| Detalle de materiales | Producto, cantidad, precio unitario y subtotal por línea |
| Subtotal | Suma de todos los materiales |
| Anticipo aplicado | Monto descontado del saldo de anticipos del proveedor |
| Total a pagar | Subtotal menos anticipo aplicado |
| Notas | Observaciones opcionales |
Anular una compra
Si se registró una compra por error, puedes anularla. El sistema revierte automáticamente el inventario y restaura el saldo de anticipos del proveedor. Las compras anuladas quedan en el historial con estado Anulada.
💰 Anticipos
Los anticipos son adelantos de dinero que entregas a un proveedor antes de que traiga material. El sistema los descuenta automáticamente al registrar la siguiente compra.
Registrar un anticipo
- Haz clic en "+ Nuevo anticipo".
- Selecciona el proveedor.
- Ingresa el monto, la fecha y un concepto descriptivo.
- El sistema mostrará una advertencia si el anticipo acumulado supera 3 veces el promedio de compras del proveedor.
- Guarda. El anticipo queda en estado Pendiente y se refleja en el saldo del proveedor.
Estados de un anticipo
| Estado | Significado |
|---|---|
| Pendiente | El anticipo no ha sido usado en ninguna compra aún. |
| Parcial | Se ha usado parte del anticipo en compras. Queda un saldo restante. |
| Completado | El anticipo fue consumido completamente en compras. |
| Anulado | El anticipo fue cancelado y el monto se revirtió al proveedor. |
📦 Inventario
El módulo de Inventario muestra el stock actual de todos tus materiales. Se actualiza automáticamente con cada compra y cada salida registrada.
Vista del inventario
- Stock actual: cantidad disponible de cada material en la unidad configurada (kg, toneladas, unidades, etc.).
- Precio de compra promedio: precio promedio pagado en las últimas compras.
- Valor del inventario: stock × precio promedio = valor estimado del material en bodega.
- Filtro por familia: puedes ver solo metales, solo plásticos, etc.
Historial de movimientos
Cada producto tiene un historial detallado que muestra:
- Fecha y tipo de movimiento (entrada por compra / salida por venta).
- Cantidad involucrada y stock resultante.
- Referencia al documento origen (número de compra o salida).
📤 Salidas
El módulo de Salidas registra la venta o despacho de materiales a clientes. Cada salida descuenta el stock del inventario automáticamente.
Registrar una salida
- Haz clic en "+ Nueva salida".
- Selecciona el cliente al que se despacha el material.
- Selecciona la fecha de la salida.
- Agrega los materiales: selecciona producto, cantidad y precio de venta.
- Revisa el total y guarda. El inventario se actualiza automáticamente.
Estados de una salida
| Estado | Significado |
|---|---|
| Activa | Salida registrada correctamente. El stock fue descontado. |
| Anulada | Salida cancelada. El stock fue restituido al inventario. |
👥 Clientes
El módulo de Clientes almacena la información de las empresas o personas a quienes vendes o despachas materiales.
Datos del cliente
| Campo | Descripción | Requerido |
|---|---|---|
| Nombres / Razón social | Nombre del cliente o empresa compradora | Sí |
| RUC / Cédula | Identificación para facturación | No |
| Teléfono | Contacto del cliente | No |
| Correo electrónico | Para envío de comprobantes | No |
| Dirección | Dirección del cliente | No |
Historial de salidas
Desde la ficha de cada cliente puedes ver todas las salidas realizadas a ese cliente, con filtros de fecha y monto total acumulado.
📈 Reportes
El módulo de Reportes centraliza la información estadística de tu recicladora. Todos los reportes se pueden ver en pantalla o exportar como PDF.
Reportes disponibles
| Reporte | Descripción |
|---|---|
| Compras resumido | Resumen de compras por proveedor en un rango de fechas. Muestra subtotales y anticipos aplicados. |
| Compras detallado | Detalle línea por línea de todos los materiales comprados en el período. |
| Inventario actual | Stock de todos los materiales con valor estimado. Filtrable por familia de productos. |
| Salidas | Detalle de todas las salidas de material por cliente y período. |
| Comprobante de compra | Documento individual de una compra específica para imprimir o enviar al proveedor. |
| Comprobante de salida | Documento individual de una salida específica para el cliente comprador. |
📧 Correos
El módulo de Correos permite enviar correos electrónicos directamente desde el sistema, por ejemplo para enviar comprobantes de compra o salida a proveedores y clientes.
Enviar un correo
- Ve al módulo Correos y haz clic en "Nuevo correo".
- Ingresa el destinatario, asunto y contenido del mensaje.
- Opcionalmente adjunta hasta 5 archivos (comprobantes, PDFs, imágenes).
- Haz clic en Enviar. El sistema lo procesa en segundo plano y responde de inmediato.
Historial de correos
Puedes ver todos los correos enviados con fecha, destinatario, asunto y estado (enviado / fallido). Los correos fallidos pueden reenviarse.
👤 Usuarios
Gestiona quién tiene acceso a tu cuenta de FactuTracks Recicladora. Solo el administrador puede crear, editar y desactivar usuarios.
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Nombre y apellido | Nombre del operador o empleado |
| Correo electrónico | Credencial para iniciar sesión |
| Contraseña | El usuario puede cambiarla desde su perfil |
| Rol | Define el nivel de acceso (ver sección Roles) |
| Activo / Inactivo | Desactiva un usuario sin eliminarlo ni perder su historial |
🔑 Roles y permisos
FactuTracks Recicladora utiliza un sistema de roles con permisos granulares. El administrador puede crear roles personalizados con exactamente los accesos que necesita cada puesto de trabajo.
Roles predeterminados
| Rol | Acceso típico |
|---|---|
| Administrador | Acceso completo a todos los módulos: proveedores, compras, anticipos, inventario, salidas, reportes, usuarios, configuración y suscripción. |
| Operador | Acceso operativo: registrar compras, salidas y anticipos. Sin acceso a usuarios, configuración ni reportes financieros. |
Permisos disponibles
Cada rol puede configurarse con permisos individuales por módulo:
- Ver, crear, editar y eliminar proveedores
- Ver y registrar compras / anular compras
- Ver y registrar anticipos / anular anticipos
- Ver inventario y movimientos
- Ver y registrar salidas / anular salidas
- Ver y generar reportes
- Gestionar usuarios
- Acceder a configuración del sistema
⚙️ Configuración
Personaliza el sistema según las necesidades de tu recicladora.
| Sección | Descripción |
|---|---|
| Datos de la empresa | Nombre, RUC, dirección, teléfono y logo de tu recicladora. Aparecen en los comprobantes PDF. |
| Catálogo de productos | Familias de productos (ej: Metales), tipos de producto (ej: Cobre) y unidades de medida (ej: kg). |
| Configuración bancaria | Datos de tu cuenta bancaria para que aparezcan en los comprobantes y documentos de pago. |
| Correo SMTP | Servidor de correo saliente para el envío de comprobantes y notificaciones desde el sistema. |
| Mi suscripción | Plan actual, estado, fecha de vencimiento y días restantes. Acceso directo a renovar o cambiar de plan. |
💳 Planes y suscripción
FactuTracks Recicladora ofrece planes según el tamaño de tu operación. Los precios actualizados se muestran en la página de inicio.
Ciclo de vida de la suscripción
- Al registrarte accedes al plan Trial gratuito de 30 días con funcionalidad completa pero con límite de proveedores y 1 usuario.
- Cuando necesitas más capacidad, ve a Configuración → Mi suscripción y haz clic en "Cambiar plan".
- Selecciona el plan deseado y completa el pago por transferencia bancaria.
- Tu plan se activa tras confirmación del equipo de soporte.
- Antes del vencimiento verás un aviso en el Dashboard para renovar.
¿Qué pasa al vencer el plan?
Al vencer el plan, la cuenta entra en modo lectura: puedes consultar todos tus datos históricos pero no crear nuevos registros hasta renovar.
❓ Preguntas frecuentes
💬 Soporte
¿Tienes dudas que no están en esta documentación? Nuestro equipo está disponible para ayudarte.
| Canal | Contacto | Tiempo de respuesta |
|---|---|---|
| 📧 Soporte general | ventas@factutracks.com | 24–48 horas hábiles |