🏢 1. Responsable del tratamiento
FactuTracks es el responsable del tratamiento de los datos personales recogidos a través de sus plataformas.
| Campo | Detalle |
|---|---|
| Razón social | FactuTracks |
| Plataforma | factutracks.com |
| Correo de privacidad | privacidad@factutracks.com |
| Marco legal aplicable | Ley Orgánica de Protección de Datos Personales — Ecuador (LOPDP, R.O. Sup. 459, 26/05/2021) |
🗺️ 2. Alcance de esta política
Esta política aplica a:
- Titulares de cuenta (tenants) — negocios o profesionales que contratan FactuTracks.
- Usuarios internos — empleados o colaboradores dados de alta por el titular de cuenta.
- Clientes finales — personas cuyos datos gestiona el titular de cuenta dentro del sistema (pacientes, compradores, contactos).
- Visitantes — personas que navegan por factutracks.com sin registrarse.
📋 3. Datos que recopilamos
3.1 Datos del titular de cuenta (registro de empresa)
| Dato | Ejemplo | Necesidad |
|---|---|---|
| Nombre del negocio | Recicladora del Norte S.A. | Identificar la cuenta |
| RUC / identificación fiscal | 1792345678001 | Facturación y cumplimiento fiscal |
| Correo electrónico | admin@recicladora.com | Acceso y comunicaciones |
| Teléfono | +593 99 000 0000 | Soporte |
3.2 Datos de usuarios internos
| Dato | Necesidad |
|---|---|
| Nombre y apellido | Identificación en el sistema |
| Correo electrónico | Credencial de acceso |
| Contraseña (almacenada con hash criptográfico) | Autenticación segura |
| Rol (admin / usuario) | Control de permisos |
| Último acceso | Auditoría de seguridad |
3.3 Datos de proveedores (ingresados por el titular de cuenta)
Los proveedores son personas naturales o jurídicas que entregan materiales a la recicladora. Sus datos son gestionados exclusivamente por el titular de cuenta.
| Dato | Necesidad |
|---|---|
| Nombres y apellidos / razón social | Identificación del proveedor |
| Cédula / RUC | Registro fiscal y trazabilidad |
| Teléfono | Contacto operativo |
| Correo electrónico | Envío de comprobantes (opcional) |
| Saldo de anticipos | Control financiero interno |
| Historial de compras | Trazabilidad de operaciones |
| Notas internas | Observaciones del negocio |
3.4 Datos de pagos y suscripciones
| Dato | Almacenamiento |
|---|---|
| ID de transacción Payphone | En nuestros servidores |
| Monto pagado y plan contratado | En nuestros servidores |
| Correo electrónico (referencia de pago) | En nuestros servidores |
| Datos de tarjeta bancaria | NO almacenados — procesados exclusivamente por Payphone |
| Respuesta del procesador de pago (JSON) | En nuestros servidores (sin datos de tarjeta) |
3.5 Datos técnicos y de registro
- Dirección IP del dispositivo (logs de errores)
- Tipo de evento / acción que generó el error
- Token JWT para autenticación (almacenado en
localStoragedel navegador) - Preferencia de tema visual (claro / oscuro)
- Estado colapsado del menú lateral
🎯 4. Finalidades y base legal del tratamiento
| Finalidad | Base legal (LOPDP) |
|---|---|
| Crear y gestionar tu cuenta de negocio | Ejecución del contrato (art. 26 lit. b) |
| Autenticar usuarios y controlar acceso por roles | Ejecución del contrato |
| Procesar pagos de suscripción | Ejecución del contrato |
| Enviar recordatorios de vencimiento de plan y comprobantes | Interés legítimo / ejecución del contrato |
| Gestionar proveedores, compras, anticipos e inventario | Ejecución del contrato |
| Generar reportes de operaciones y productividad | Ejecución del contrato |
| Enviar correos operativos (comprobantes, notificaciones) | Ejecución del contrato / interés legítimo |
| Registrar errores y auditoría para mejorar el sistema | Interés legítimo (art. 26 lit. f) |
| Cumplir obligaciones legales y fiscales | Obligación legal (art. 26 lit. c) |
🤝 5. Compartición con terceros
Solo compartimos datos con los siguientes proveedores, en calidad de encargados del tratamiento, que acceden a los datos estrictamente para prestar el servicio contratado:
| Proveedor | Servicio | Datos compartidos | País |
|---|---|---|---|
| Payphone | Procesamiento de pagos con tarjeta | Correo electrónico, monto, ID de transacción, nombre del plan | Ecuador |
| DigitalOcean | Infraestructura de servidores en la nube | Todos los datos almacenados en la base de datos (acceso físico al servidor) | EE.UU. (región Americas) |
No existen otras transferencias a terceros. Las autoridades competentes (judiciales, tributarias) pueden requerir datos en el marco de una obligación legal.
🗄️ 6. Retención de datos
| Categoría | Período de retención |
|---|---|
| Datos de cuenta activa (empresa + usuarios) | Mientras la cuenta esté activa |
| Datos de cuenta cancelada o vencida | 60 días tras la cancelación, luego eliminación definitiva |
| Datos de proveedores, compras y anticipos | Mientras la cuenta esté activa; eliminados al cancelar la cuenta |
| Registros de pagos y suscripciones | 7 años (obligación tributaria / SRI Ecuador) |
| Logs de auditoría interna | 1 año |
| Logs de errores (incluyendo IP) | 90 días |
Transcurrido el período de retención, los datos son eliminados de forma segura o anonimizados irreversiblemente.
🔐 7. Seguridad
Aplicamos medidas técnicas y organizativas proporcionales al riesgo:
- Contraseñas: almacenadas con hash criptográfico de un solo sentido. Nunca en texto plano ni recuperables.
- Comunicaciones: transporte cifrado mediante TLS/HTTPS.
- Autenticación: tokens JWT con expiración de 7 días, firmados con clave secreta del servidor.
- Datos de pago: no almacenamos datos de tarjeta. El procesamiento lo realiza íntegramente Payphone bajo PCI-DSS.
- Acceso a la base de datos: restringido al servidor de aplicación; no expuesto directamente a internet.
- Separación de datos (multi-tenant): cada cuenta opera sobre su propio espacio lógico identificado por
tenant_id; las consultas incluyen siempre este filtro. - Rate limiting: límite de intentos en login (10/15 min) y registro (5/hora) para prevenir ataques de fuerza bruta.
- Logs de errores: registran IP y contexto de error para detección de incidentes.
⚖️ 8. Tus derechos
De acuerdo con la LOPDP (Capítulo IV), tienes los siguientes derechos sobre tus datos personales:
Acceso
Saber qué datos tenemos sobre ti y cómo los usamos.
Rectificación
Corregir datos inexactos o incompletos.
Eliminación
Solicitar la supresión de tus datos cuando ya no sean necesarios.
Limitación
Restringir el tratamiento en determinadas circunstancias.
Portabilidad
Recibir tus datos en formato estructurado y reutilizable.
Oposición
Oponerte al tratamiento basado en interés legítimo.
Revocación
Retirar el consentimiento en cualquier momento sin efecto retroactivo.
Decisiones automatizadas
No ser objeto de decisiones basadas únicamente en tratamiento automatizado.
Para ejercer cualquiera de estos derechos, envía un correo a privacidad@factutracks.com con tu nombre, correo registrado y el derecho que deseas ejercer. Responderemos en un plazo máximo de 15 días hábiles. Si no obtienes respuesta satisfactoria, puedes recurrir ante la Superintendencia de Protección de Datos Personales del Ecuador.
👦 9. Menores de edad
FactuTracks Recicladora no está dirigido a menores de 18 años como usuarios directos del servicio. No recopilamos conscientemente datos de menores sin el consentimiento expreso de sus padres o tutores legales.
Si como titular de cuenta registras proveedores menores de edad (p. ej., recolectores), eres responsable de obtener el consentimiento del representante legal del menor antes de registrar sus datos personales en el sistema.
🌍 11. Transferencias internacionales
Los datos son procesados en servidores de DigitalOcean ubicados en la región de América (EE.UU.). DigitalOcean es un proveedor de servicios en la nube que cumple con estándares de seguridad internacionales (ISO 27001, SOC 2 Type II).
Conforme al art. 54 y ss. de la LOPDP, hemos evaluado que DigitalOcean ofrece garantías adecuadas de protección de datos. Al aceptar estos términos, el titular de cuenta consiente esta transferencia internacional necesaria para la prestación del servicio.
📝 12. Cambios en esta política
Podemos actualizar esta política cuando sea necesario, por ejemplo ante cambios legales, de producto o de proveedores. Cuando los cambios sean materiales:
- Notificaremos por correo electrónico al titular de cuenta con al menos 15 días de antelación.
- Mostraremos un aviso en el panel de administración al iniciar sesión.
- Actualizaremos la fecha de "última actualización" en la parte superior de este documento.
El uso continuado del servicio tras la notificación implica la aceptación de la versión actualizada.
📬 13. Contacto — Delegado de Protección de Datos
Para cualquier consulta, solicitud de derechos o reporte de incidente relacionado con privacidad:
🔒 Equipo de Privacidad — FactuTracks
📧 Correo: privacidad@factutracks.com
🌐 Web: factutracks.com
⏱️ Tiempo de respuesta: máximo 15 días hábiles desde la recepción de la solicitud.